Tout savoir sur la GED (gestion électronique des documents)

Les évolutions technologiques de la dernière décennie ont rendu la gestion documentaire essentielle à la performance de l’entreprise. En effet, l’utilisation d’une multitude d’outils de gestion, de systèmes d’informations, ne communiquant pas entre eux, dans lesquels l’information est stockée, nuit à son accessibilité et son exploitation. De la même façon, la multiplication des canaux de communication (mail, papiers, fichier, cloud…), au sein d’une structure complexifie la circulation de l’information. Il devient donc impératif de mettre en place un système de gestion des documents simple et accessible à tous.

La solution la plus confortable serait d’avoir la main sur ces données, de pouvoir les réunir dans une même base, accessible et de pouvoir les indexer afin de pouvoir les retrouver et les partager facilement avec des collaborateurs, des clients, des partenaires.

Nous appelons communément GED la gestion électronique des documents. Il s’agit un ensemble de techniques et de processus informatiques mis en place au sein d’une structure afin d’avoir la main sur ces données, de pouvoir les réunir dans une même base, avec la possibilité de les indexer, et les partager facilement avec des collaborateurs, des clients, des partenaires.

Afin de gérer électroniquement son flux de documents, une entreprise doit se doter d’un logiciel de GED. Ce dernier propose de nombreuses fonctionnalités, notamment :

• L’acquisition de documents papiers (numérisation)

• L’indexation et le classement automatique

• L’archivage et le stockage

• La mise en place de droit d’accès

• La signature électronique

• La dématérialisation des dossiers clients et fournisseurs

• L’export vers logiciel comptable

• La dématérialisation des dossiers RH

Un logiciel de GED permet ainsi de se passer du papier pour créer, organiser, stocker et diffuser tous types de documents administratifs. L’information circule plus efficacement, la collaboration entre les salariés d’une entreprise est améliorée et les tâches à faible valeur ajoutée liées au traitement documentaire sont automatisées. À titre d’exemple, on estime que la recherche de documents, en entreprise, occupe 7 h de temps de travail par salarié, par semaine. Pour une entreprise de 10 salariés, cela représente 70 h par semaine, soit l’équivalent de deux temps pleins.

Grâce à la GED, l’entreprise gagne ainsi en qualité de communication, en temps et en performance.

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